Sácale todo el partido a Gmail usando los operadores para buscar entre tus mensajes

Sácale todo el partido a Gmail usando los operadores para buscar entre tus mensajes:

Siendo Gmail un servicio de Google, resulta lógico que posea una potente capacidad de búsqueda: es lo que tiene ser “hijo” del aún hoy mejor buscador del mundo. Sin embargo, para poder sacarle todo el partido, resulta muy útil conocer sus operadores de búsqueda avanzada. Al fin y al cabo, desde sus inicios Gmail nos ha propuesto que no tiremos nada, sino que almacemos y busquemos. A continuación, vamos a conocer un poco más acerca de estos operadores, de como usarlos y una pequeña selección de los que nos puedan resultar más útiles.

¿Qué son y cómo se usan los operadores de Gmail?

En su página de ayuda, Gmail define los operadores así:

palabras o símbolos que, cuando se utilizan en las consultas, llevan a cabo acciones especiales en el sistema de búsqueda

La manera de usarlos es muy sencilla. Simplemente, se trata de escribir el operador (que siempre va seguido de dos puntos “:”) y a continuación, sin ningún espacio intermedio, escribir el término que deseamos utilizar, que puede ser una palabra, una extensión de archivo o una dirección de correo. En la mayoría de los casos, el autocompletado funciona muy bien, permitiéndonos que, por ejemplo, empecemos a escribir las primeras letras de un operador y este nos aparezca sugerido en la lista que se despliega.
Por ejemplo, digamos que queremos ver todos los correos que hemos recibido de admin@esesitio.com. Para ver los correos por remitente, se utiliza el operador “from:”. Pues tan solo tendremos que escribir from:admin@esesitio.com.
Es posible usar varios operadores al mismo tiempo. Por ejemplo, si queremos ver todos los mensajes enviados por admin que contienen adjuntos escribiremos from:admin@esesitio.com has:attachment.
Otro aspecto que debemos tener en cuenta es que los resultados que nos ofrecen las búsquedas no abarcan ni la carpeta de spam ni la Papelera. Si queremos buscar también en estos sitios, deberemos especificarlo por medio de unos operadores concretos.

Guarda las búsquedas que más hagas

Sea por una razón o por otra, es posible que hagamos de manera habitual una o más búsquedas. Para tener que evitarnos incluso tener que escribirlos, podemos echar mano de una de las funciones experimentales de Labs: Enlaces rápidos.
Lo que debemos hacer primero es habilitar esta función, de manera que vamos a Configuración > Labs y allí buscamos “Enlaces rápidos” en la lista o por medio de la casilla de búsqueda. Habilitamos la función, guardamos los cambios (abajo del todo) y nos aparecerá la nueva sección en la barra lateral.
Para guardar una búsqueda, tan sólo tenemos que hacerla normalmente y, cuando nos aparezcan los resultados, pulsar en “Añadir enlace rápido” dentro de la sección de “Enlaces”. Se nos pedirá que le pongamos un nombre y la búsqueda se guardará. De ahora en adelante, para realizarla de nuevo tan sólo tendremos que pulsar el enlace.
Señalar que estos enlaces rápidos nos sirven para ir a cualquier URL dentro de Gmail, de manera que podemos guardar un enlace a secciones que queramos tener más a mano, como por ejemplo los mismos Labs o cualquier otra sección dentro de la configuración.

Búsqueda por destinatario o remitente

Revisemos a continuación los operadores que nos pueden resultar más útiles y que mejor que comenzar con aquellos que nos permiten mostrar los mensajes enviados por un remintente o a un destinatario concreto. Estos son from: y to:

• from:pepe@esesitio.com nos mostrará los mensajes que nos han llegado desde pepe@esesitio.com.
• to:pepe@esesitio.com nos mostrará los mensajes que hemos enviado a pepe@esesitio.com.

Si lo queremos es ver los mensajes de varios remitentes o destinatarios al mismo tiempo, uniremos los operadores por medio de un tercero: OR.

• from:pepe@esesitio.com OR from:jose@esesitio.com nos mostrará los correos que nos han llegado desde pepe@esesitio.com y también los que han llegado desde jose@esesitio.com.
• from:pepe@esesitio.com OR to:pepe@esesitio.com nos mostrará tanto los correos que nos han enviado desde pepe@esesitio.com como los que hemos enviado nosotros a esa dirección.

Obviamente, podemos usar OR con otras combinaciones de operadores.
También podemos buscar en base a aquellos que estén como destinatarios en copia o en copia oculta. Para ello, usaremos cc: o bcc:. Como es lógico, los mensajes con copia oculta que se nos muestren tan sólo serán aquellos que hayamos enviado nosotros.

• cc:pepe@esesitio.com nos mostrará los mensajes en los que se ha añadido en copia a pepe@esesitio.com
• bcc:pepe@esesitio.com nos mostrará los mensajes en los que pusimos a pepe@esesitio.com en copia oculta.

Búsqueda por fecha

La búsqueda por fecha es algo bastante útil si recordamos en que momento (más o menos) nos enviaron el mensaje que buscamos. Existen varios operadores para hacerlo.
before: y older: seguidos por la fecha en formato anglosajón (año/mes/día) nos mostrarán todos los mensajes que nos enviaron antes de dicha fecha.

• before:2010/10/20 nos mostrará mensajes enviados o recibidos antes del 20 de octubre de 2010.

after: y newer: también seguidos por la fecha, nos mostrarán los mensajes enviados después de la fecha indicada.

• after:2010/10/20 nos mostrará mensajes enviados o recibidos después del 20 de octubre de 2010

No puedo dejar de hacer hincapié en que lo de la fecha en formato anglosajón es importante, porque si no la ponemos así, no nos funcionará el operador. Por ejemplo, si la fecha de referencia es 21/12/2008 escribiremos 2008/12/21.
Una incorporación reciente al repertorio de operadores son los de búsqueda por fecha relativa. Estos son newer_than para aquellos que son recibidos a partir de un cierto número de días, meses o años, y older_than para aquellos que son más antiguos. En lugar de usar fechas concretas, usamos días (d), meses (m) o años (y). En el ejemplo lo vemos con más claridad:

• newer_than:2d nos mostrará solamente los mensajes que hemos recibido en los últimos dos días.
• older_than:5m nos mostrará solamente los mensajes que tienen cinco meses o más de antiguedad.

Búsqueda por adjuntos

Ay, los adjuntos. Cuantas veces habremos asegurado con toda tranquilidad que un archivo “está en mi correo” y luego no hemos conseguido encontrarlo. Pues bien, los operadores de Gmail nos pueden ser muy útiles a la hora de localizar ese archivo esquivo.
El operador más básico para ver mensajes que contienen adjuntos es has:attachment. Si lo usamos en solitario, nos mostrará todos los mensajes con archivos adjuntos, algo que puede ser útil a la hora de hacer limpieza de nuestra cuenta. Si no, seguramente nos será más práctico usarlo en conjunto con from:

• from:pepe@esesitio.com has:attachment nos mostrará todos los mensajes enviados desde pepe@esesitio.com que contengan un archivo adjunto, sin importar de que tipo sea.

De más utilidad puede resultar el operador filename:, pues nos muestra los adjuntos que coincidan con un nombre o un formato de archivo.

• filename:cultura nos mostrará todos los mensajes que contengan un adjunto en cuyo nombre esté la palabra “cultura”.
• filename:doc nos mostrará todos los mensajes que contengan un archivo .DOC como adjunto.

Búsqueda por tamaño

Size: es un operador que nos permite restringir la búsqueda a correos que sean iguales o superiores al tamaño que indiquemos. Antes, había que indicar el tamaño en bytes, algo que resulta poco práctico. Ahora, también es posible usar una unidad mayor: los megabytes. Para ello, utilizamos la letra m.

• size:5m nos mostrará todos los mensajes que sean iguales o superiores en tamaño a cinco megabytes.

Este operador nos puede resultar de bastante utilidad para localizar archivos de gran tamaño que nos están ocupando espacio cuando ya no los necesitamos.

Búsqueda por estado y lugar

Para terminar, hablaremos de dos operadores que nos permiten definir los lugares de Gmail donde queremos realizar la búsqueda o el estado de los mensajes que buscamos. Son in: e is:. Ambos se pueden usar en varias combinaciones pero vamos a detallar solamente algunas de las más útiles porque seguramente las usaremos con más frecuencia.

• in:inbox busca mensajes solamente dentro de Recibidos.
• in:trash busca mensajes solamente dentro de la papelera.
• in:spam busca mensajes solamente entre lo que el sistema (o nosotros) ha calificado como spam.
• in:anywhere busca mensajes en todas partes. Es el operador indicado si lo que queremos es abarcar también el spam y la papelera.

• is:unread busca entre los mensajes que no han sido leídos. Útil por sí solo cuando hay mensajes que se archivan sin pasar por Recibidos.
• is:read busca sólo entre los mensajes que ya hemos leídos o marcado como tales.
• is:starred busca sólo entre los mensajes que hemos marcado como destacados con una estrella.

Muchos más operadores

Existen unos cuantos operadores más que seguramente os sean de utilidad en base a las necesidades que tengáis. Para revisarlos todos, podéis dirigiros a la página de ayuda de Gmail en español aunque lo cierto es que podéis encontrar una lista más exhaustiva y actualizada en la ayuda en inglés
Aunque muchos operadores resultan bastante útiles por si solos, obtendremos mejores resultados y, sobre todo, más concretos si los usamos combinandolos unos con otros. Todo es cuestión de recordar los operadores a los que recurrimos con más frecuencia o tener una lista como esta siempre a mano por lo menos hasta que los memoricemos.
Para los que soléis usar los operadores con frecuencia, ¿echáis de menos alguno en ese lista? Ya sabéis, abajo tenéis los comentarios para que los dejéis.